EMERGENZA COVID-19
Informativa per il trattamento dei dati personali relativamente al servizio di RITIRO RIFIUTI A DOMICILIO UTENTI IN ISOLAMENTO DOMICILIARE
ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento europeo n. 2016/679
L’ACTA SPA in persona dell’A.U. pro tempore, garantisce che il trattamento dei dati personali è conforme a quanto previsto dal Regolamento (UE) n. 2016/679 relativamente alla protezione dei dati delle persone fisiche ed al Trattamento dei Dati Personali, in particolare, informa che il trattamento di tali dati avviene nel rispetto dei principi fissati all’articolo 5 del Regolamento (UE) 2016/679, che qui si ricordano brevemente:
- liceità, correttezza e trasparenza del trattamento, nei confronti dell’interessato;
- limitazione della finalità del trattamento, compreso l’obbligo di assicurare che eventuali trattamenti successivi non siano incompatibili con le finalità della raccolta dei dati;
- minimizzazione dei dati: ossia, i dati devono essere adeguati pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità del trattamento;
- esattezza e aggiornamento dei dati, compresa la tempestiva cancellazione dei dati che risultino inesatti rispetto alle finalità del trattamento;
- limitazione della conservazione: ossia, è necessario provvedere alla conservazione dei dati per un tempo non superiore a quello necessario rispetto agli scopi per i quali è stato effettuato il trattamento;
- integrità e riservatezza: occorre garantire la sicurezza adeguata dei dati personali oggetto del trattamento.
Inoltre nelle fasi di trattamento verranno adoperati tutti gli strumenti idonei a garantire la sicurezza dei dati stessi in conformità ad idonee procedure di sicurezze atte a ridurre i relativi rischi.
Nello specifico informa che il trattamento dei dati personali attiene ai seguenti gruppi di categorie di dati:
- Identificativi
- Identificabili
- Giudiziari
- Particolari/sensibili
INTERESSATI DAL TRATTAMENTO: UTENTI IN ISOLAMENTO DOMICILIARE
AL FINE DI CONTRASTARE E CONTENERE LA DIFFUSIONE DEL VIRUS COVID-19
premesso che tali dati saranno trattati in relazione alle seguenti attività
- centralino telefonico
- Servizi erogati Settore Area Tecnica
- Servizio raccolta conferimento rifiuti a domicilio
- Ricerca, sperimentazione e statistica
INFORMA TUTTI GLI UTENTI DI QUANTO SEGUE
- Finalità del trattamento dei dati
Il trattamento è finalizzato unicamente alla corretta e completa esecuzione dei servizi erogati da ACTA SPA, richiesti allo scopo di perseguire le finalità istituzionali, statutarie e dei regolamenti adottati dallo stesso, nonché per l’adempimento delle disposizioni di legge, dei contratti e delle convenzioni stipulate.
In particolare le finalità del trattamento sono le seguenti:
– il trattamento è necessario al fine di contrastare e contenere la diffusione del COVID-19 in base alle vigenti restrizioni prescritte in materia, dalla legge, dalle ordinanze, dalle circolari e dai protocolli;
- il trattamento è necessario per l’implementazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio ai sensi dell’art. art. 1, n. 7, lett. d) del DPCM 11 marzo 2020
- la base giuridica per il trattamento dei dati inerenti l’emergenza COVID -19 è riveniente dall’ORDINANZA del Ministero della Salute del 21 febbraio 2020 -Ulteriori misure profilattiche contro la diffusione della malattia infettiva COVID-19. (20A01220) (GU n. 44 del 22-2-2020) ed in particolare all’Art. 2, comma 1 che cosi dispone: “I dati personali raccolti nell’ambito delle attivita’ di sorveglianza di cui all’art. 1 vengono trattati dall’Autorità sanitaria competente per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica, ai sensi dell’art. 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2016/679, nel rispetto delle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali, ivi incluse quelle relative al segreto professionale, e in relazione al contesto emergenziale in atto. La documentazione acquisita viene distrutta trascorsi sessanta giorni dalla raccolta, ove non si sia verificato alcun caso sospetto.”
- La base giuridica per il trattamento dei dati rivenienti dal servizio speciale di raccolta rifiuti presso i domicili degli utenti in isolamento è da ascrivere anche alle raccomandazioni adottate dall’Istituto sanitario Superiore in data 19 marzo 2020.
- Il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento;
- Il trattamento è necessario per l’esecuzione di un contratto o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso;
- l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità;
- il trattamento è necessario per la salvaguardia degli interessi vitali dell’interessato o di un’altra persona fisica;
- il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;
- il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è un minore.
Il trattamento dei dati effettuato comporta la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la rettifica, la cancellazione e la distruzione, sia su supporto cartaceo che con mezzi informatici, di dati personali (identificativi, identificabili, e/o sensibili, e/o giudiziari) che La riguardano.
Nello specifico, il titolare del trattamento ha predisposto ed impartito le seguenti misure di sicurezza per il trattamento dei dati:
– tutte le persone coinvolte nella gestione del servizio devono sottoscrire una lettera di riservatezza e di non divulgazione dei dati personali trattati;
– gli operatori telefonici sono stati edotti che devono accogliere le telefonate con la seguente frase “risponde Acta Spa, per l’attivazione del servizio di raccolta rifiuti a domicilio connessa all’emergenza Covid-19, risponda solo “covid”, altrimenti dica “altro”. Nel caso l’utente indichi il servizio Covid, senza ulteriori richieste la telefonata dell’utente verrà smistata al titolare del trattamento (in persona dell’A.U. Roberto Spera) oppure all’incaricato in persona di Vincenzo Albano.
– il titolare o l’incaricato potranno acquisire i seguenti dati “nome, cognome, numero di telefono, indirizzo, nome sul citofono e numero componenti del nucleo familiare” che verranno registrati temporaneamente su un file elettronico (munito di password di accesso) che sarà conservato esclusivamente su pen drive
– la Pellicano Verde Spa con sede in Potenza che ha il compito di ritirare i rifiuti a domicilio, è stata nominata responsabile esterno per il trattamento dei dati e riceverà esclusivamente i seguenti dati “indirizzo, numero civico ed eventuale nome sul citofono”.
Il responsabile esterno è stato edotto sull’obbligo di riservatezza e di non divulgazione dei dati ricevuti.
– Tutti i dati registrati verranno distrutti entro 60 giorni dalla cessazione del servizio, la distruzione verrà documentata con un verbale avente data certa.
Nel verbale si darà atto di aver distrutto tutti i dati acquisiti nel periodo dal—al— in merito al servizio di raccolta rifiuti a domicilio di utenti in isolamento domiciliare Covid-19.
- Modalità del trattamento dei dati
a) Il trattamento può essere svolto con o senza l’ausilio di strumenti elettronici o comunque automatizzati;
b) Il trattamento è svolto dal titolare e dal responsabile del trattamento nella persona del Rag. Giuseppe Monaco o da un suo incaricato.
- Conferimento dei dati
Il conferimento di dati personali comuni, personali e particolari richiesti è strettamente necessario ai fini dello svolgimento delle attività di cui al punto 1.
- Rifiuto di conferimento dei dati. Dati non raccolti presso l’interessato.
L’eventuale rifiuto da parte dell’interessato di conferire dati personali nel caso di cui al punto 3. comporta l’impossibilità di adempiere alle attività di cui al punto 1.
Nel caso i dati siano stati resi pubblici volontariamente dall’interessato o siano da considerare pubblici in base ad una legge, verrà garantita ai sensi dell’art. 14 Reg. UE 2016/679 l’indicazione della fonte di provenienza nell’atto che verrà adottato di volta in volta.
- Comunicazione dei dati
Qualora sia necessario processare dei dati personali afferenti l’emergenza Covid -19, la comunicazione degli stessi sarà strutturata come segue:
il titolare o l’incaricato del trattamento provvederanno a comunicare i dati al responsabile esterno mediante comunicazione telefonica, qualora fosse necessaria la trasmissione dei dati tramite email, la stessa sarà protetta o da sistema crittografato oppure verrà trasmesso un file protetto da password. La password verrà comunicata al responsabile esterno tramite comunicazione riservata.
- Trattamento e Diffusione dei dati
I dati personali oggetto di trattamento saranno:
- Trattati in modo lecito e secondo correttezza, nonché trasparenza;
- Raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini compatibili con tali scopi;
- Esatti e, se necessario, aggiornati;
- Pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti o successivamente trattati;
- Conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati
TALI DATI SARANNO TRATTATI SINO ALLA DURATA DELL’EMERGENZA COVID-19, e SUCCESSIVAMENTE CANCELLATI E DISTRUTTI entro 60 giorni come prescrive l’Ordinanza del Ministero della Salute del 21 febbraio 2020, e comunque, entro e non oltre 6 mesi dalla cessazione dello stato di emergenza.
Al termine dell’emergenza saranno conservati solo i documenti che siano prescritti dalla normativa vigente, ovvero numero degli interventi e frequenza degli stessi, ubicazione/località degli interventi al fine di consentire un eventuale controllo di corrispondenza delle prestazioni al contratto stipulato. La conservazione dei suddetti documenti, sia nel formato cartaceo che nel formato elettronico, sarà assicurato mediante plichi resi anonimi e siggillati, nello specifico all’esterno riporteranno esclusivamente la seguente decodifica:
Covid 19- Ritiro rifiuti mese ed anno di riferimento (esempio: Nel verbale dovrà essere annotato che sono stati distrutti tutti i dati o nel caso di distruzione parziale, saranno specificati i dati distrutti, che sono stati acquisiti nel periodo dal—al— in merito al servizio di raccolta rifiuti a domicilio di utenti in isolamento domiciliare Covid-19 Marzo 2020-Aprile 2020 etc)
- Trasferimento dei dati all’estero. Portabilità dei dati
I dati personali possono essere trasferiti verso Paesi dell’Unione Europea e verso Paesi terzi nell’ambito delle finalità di cui al punto 1 e saranno trasferiti in conformità alle prescrizioni dell’art. 46 del Regolamento (UE) 2016/679.
Inoltre sarà assicurata la Portabilità dei dati in conformità all’art. 20 del Regolamento (UE 2016/679).
La portabilità dei dati verrà garantita assicurando la copia dei dati nello stesso formato.
- Diritti dell’interessato
L’art. 7 del Codice sulla Privacy e gli artt. 15/19 del Regolamento (UE) 2016/679 conferiscono all’interessato l’esercizio di specifici diritti, tra cui quello di ottenere dal titolare la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali e la loro messa a disposizione in forma intelligibile. L’interessato ha diritto ad avere conoscenza dell’origine dei dati, della finalità e delle modalità del trattamento, della logica applicata al trattamento, degli estremi identificativi del titolare e dei soggetti cui i dati possono essere comunicati; l’interessato ha inoltre diritto di ottenere l’aggiornamento, la rettificazione e l’integrazione dei dati, la cancellazione, anche il conformità al diritto all’oblio disciplinato dall’art. 17 Regolamento (UE) 2016/679, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione della legge, ha diritto ad essere informato dell’esistenza di procedure di profilazione, nonché di essere informato qualora i propri dati vengano trattati da terzi.
L’interessato ha il diritto di esercitare i suddetti diritti rivolgendosi al Data Protection Officer, nonché di opporsi, per motivi legittimi, al trattamento dei dati e/o di proporre reclamo all’Autorità di controllo (Garante della Privacy).
- Titolare del trattamento dei dati, DPO e contatti
Titolare del trattamento dei dati personali è ACTA SPA, nella persona dell’A.U. pro tempore, domiciliato per la carica presso la sede istituzionale dell’Ente – Roberto Spera.
reperibile al seguente indirizzo:
ACTA SPA – Via della Siderurgica, 12 – 85100 POTENZA
email: pres.spera@actapotenza.it
pec: actaspa@pec.it
Il Dpo nominato da Acta SpA, è l’Avv. Maria Bamundo contattabile all’indirizzo
email avv.mariabamundo@gmail.com
pec bamundo0511@cert.avvmatera.it
- Cessazione del rapporto
In caso di cessazione del trattamento per qualsiasi causa, ai sensi degli artt. 16, 17, 19, 20 del Reg. Ue 2016/679 i suoi dati saranno:
a) Distrutti;
b) Ceduti ad altro titolare, purché destinati ad un trattamento in termini compatibili agli scopi per i quali i dati sono raccolti;
c) Conservati per fini esclusivamente previsti dalla legge e non destinati ad una comunicazione sistematica o alla diffusione;
d) Conservati o ceduti ad altro titolare, per scopi storici, statistici o scientifici, in conformità alla legge, ai regolamenti, alla normativa comunitaria e ai codici di condotta sottoscritti ai sensi dell’articolo 12 Reg. UE 2016/679.
- Rinvio
Per quanto non espressamente indicato nella presente informativa si rinvia al Reg. UE n. 2016/679 e al Codice sulla Privacy n. 196/2003.
L’accesso ai servizi istituzionali implica l’accettazione/consenso che sarà inquadrato come “consenso comportamentale” idoneo al trattamento di tutti i dati, il consenso comportamentale in questa fase emergenziale sarà ritenuto legittimo e sostituirà il consenso prescritto dalla legge.
Fermo restando che ove previsto dalla legge, sarà richiesto il consenso specifico acquisito per iscritto e che tale formalità sarà necessaria allo scopo di poter espletare al meglio i servizi istituzionali previsti dalle vigenti leggi ed un eventuale rifiuto ad esprimere la propria scelta avrà come effetto l’impossibilità di effettuare il trattamento dei dati.
Potenza, 20 marzo 2020
L’Amministratore Unico
F.to Roberto Spera